Conad Adriatico, protagonista della Grande Distribuzione italiana, è un Gruppo costituito da soci in forma di cooperativa; è una organizzazione di persone, imprenditori soci, titolari di esercizi commerciali, accomunati da un progetto imprenditoriale che crea sviluppo, persegue le migliori condizioni economiche e sociali e, attraverso il loro operato quotidiano, sviluppa servizio, qualità e convenienza per i consumatori.

Operando in una realtà distributiva altamente competitiva, Conad Adriatico era alla ricerca di una soluzione per la gestione delle note spese, uno strumento capace di rendere intuitiva la gestione di informazioni sensibili in funzione di policy di accesso restrittive. In questo senso era indispensabile uno strumento personalizzabile in funzione delle specificità del Cliente, accessibile anche da dispositivi mobili ed in grado di fornire i più alti standard di sicurezza.

La soluzione proposta dal Gruppo Solgenia è stata TEM (Travel Expenses Management), l’applicazione “Web based” che permette ai soggetti coinvolti di condividere il processo di inserimento, autorizzazione, controllo, contabilizzazione e pagamento delle note spese.

Semplificare ed automatizzare la gestione di queste attività permette alle aziende di ottenere in tempi rapidi un duplice obiettivo: da un lato incrementare l’efficienza operativa, con conseguente riduzione dei costi; dall’altro implementare un sistema di controllo automatico del rispetto delle policy e delle procedure, con conseguente garanzia di razionalizzazione delle attività.

Grazie a TEM i responsabili deputati al controllo hanno immediata visibilità attraverso notifica e-mail sulle note spese inserite e possono procedere ad autorizzarle o respingerle anche attraverso dispositivi mobili. Parallelamente l’ufficio personale può circoscrivere ogni workflow,  definendo regole di gestione, automatizzando il controllo e la verifica nel rispetto di limiti di spesa.

Gli effetti di TEM sono evidenti anche in ambito amministrativo, grazie a benefici significativi legati alla riduzione dei tempi di processo delle note spese; è infatti possibile il controllo guidato dei massimali fiscali per la deducibilità delle spese di trasferta e grazie alle gestione delle problematiche dei cambi nelle note spese in valuta.

Con TEM di Solgenia, grazie alla personalizzazione degli “alert” è possibile verificare il rispetto delle policy aziendali in materia di nota spese, standardizzare il calcolo dei chilometri percorsi grazie all’integrazione con Google Map e pianificare le attività di trasferta ottimizzando le distanze da percorrere.

La facilità di integrazione di TEM con i principali sistemi contabili presenti in azienda permette, inoltre, di automatizzare il processo di contabilizzazione, importando in modo massivo le spese sostenute con carte di credito aziendali (anche quelle di tipo “lodge”).
In seguito ad una analisi funzionale e dei processi svolta da Solgenia, Conad Adriatico ha scelto Solgenia TEM per la sua capacità di soddisfare ogni esigenza emersa nel documento di progetto ed al tempo stesso per la sua versatilità nell’estrazione e controllo dei dati attraverso reportistica dedicata.