La definizione data da Gartner dell’ Enterprise Content Management System (ECM) esemplifica bene cosa ci si aspetti da questa soluzione di business. L’ECM è  "l'insieme di strumenti e metodologie che influenzano il modo di interagire delle singole persone con le organizzazioni, aumentando l'impatto positivamente sul business”.
Gartner Group

LA SOLUZIONE CHE RISOLVE
La Solgenia FreeDoc suite è una soluzione di  Enterprise Content Management che permette di gestire l'intero ciclo di vita delle informazioni, dalla creazione all'archiviazione, a tutte le esigenze più critiche legate alla gestione dei flussi, alla conformità a policy e norme, alla presenza in rete e all'analisi delle performance aziendali.
Il motore della Solgenia Freedoc suite si chiama integrazione. Integrazione di quelle strutture tecnologiche adottate, ma che camminano su binari paralleli ed ora confluiscono insieme, creando nuovo valore:

- Document Management, inteso come gestione dei documenti sulla rete intranet, inclusi gli aspetti di archiviazione
- Web Content Management, inteso come gestione dei siti dinamici sulla rete Internet
- Enterprise Portals, inteso come interfacce Web per l’accesso alle applicazioni aziendali
- E-Commerce, inteso come sviluppo dei canali di commercio attraverso la rete
- Web Conferencing, inteso come possibilità di lavoro e collaborazione remota
- Business Intelligence, inteso come analisi della rilevanza dei dati e di trend storici.

L'obiettivo principale delle organizzazioni è quello di ottimizzare i costi operativi ed incrementare la produttività individuale. E' stato rilevato che l'incremento si ottiene offrendo al personale strumenti in grado di aumentarne l'efficienza in termini di raccolta ed elaborazione delle informazioni. Questo tipo di supporto - dice Gartner, uno dei principali analisti del settore ICT-  aiuta gli addetti a concentrarsi sulle attività che offrono il maggiore ritorno.
La Solgenia FreeDoc suite offre una copertura completa delle esigenze di business delle organizzazioni e si basa su un sistema modulare, con la possibilità di una attivazione progressiva, per il massimo beneficio sia nella suddivisione dell’investimento che nella garanzia di crescita.

TUTTA L’EFFICIENZA CHE VUOI
La Solgenia FreeDoc suite permette di implementare un ambiente collaborativo centralizzato, accessibile on-line, che consente un lavoro di gruppo più efficace e favorisce la condivisione dei documenti, dei temi di discussione, la gestione dei compiti e dei progetti.
Contribuisce ad arricchire e a conservare il patrimonio informativo dell’organizzazione attraverso l’apporto di ogni singolo collaboratore.
Unifica i contenuti in una unica infrastruttura per fornire agli utenti informazioni aggiornate, accurate e personalizzate.
Garantisce un accesso protetto a dipendenti, partner, clienti ed altri collaboratori, conservando l'integrità dei sistemi organizzativi interni. Le informazioni sono differenziate in base al profilo dell’utente rispettando i meccanismi di security e privacy definiti dall’amministratore del sistema.
Consente ai “knowledge worker” non tecnici dell'organizzazione di creare, personalizzare e pubblicare le proprie informazioni sui portali web per un consumo rapido ed efficace. Riduce i costi di sviluppo e manutenzione del sito, offrendo agli utenti la possibilità di gestire direttamente i propri contenuti.
Consente di reperire agevolmente informazioni e contenuti di interesse grazie a meccanismi di ricerca per parole chiave, data di pubblicazione, autore del documento.
Tiene traccia degli aggiornamenti e delle modifiche successive apportate al singolo documento grazie ad un controllo sulle versioni. Gli utenti sono sicuri di accedere alla versione più aggiornata del documento condiviso.
Facilita la collaborazione fra i dipendenti che lavorano in team per il raggiungimento di obiettivi aziendali, superando qualsiasi limite fisico e geografico. Incrementa la produttività grazie alla condivisione delle informazioni.
Riduce la durata dei progetti ed i costi operativi al minimo, aumenta l'efficienza nelle organizzazioni e semplifica i processi di business.
Migliora l’acquisizione di conoscenze, consentendo ai componenti di un team di comunicare, condividere e gestire meglio le idee e le innovazioni nate intorno a progetti.
In sintesi, la Solgenia FreeDoc suite consente agli utenti di migliorare il modo in cui raggiungono i propri obiettivi, lavorando sui progetti in un ambiente web sicuro e altamente intuitivo.
I benefici per l’organizzazione vengono riconosciuti attraverso un miglioramento delle comunicazioni, una maggiore produttività e un'aumentata soddisfazione degli utenti finali.

LA CARTA QUESTA SCONOSCIUTA
Solgenia FreeDoc Suite consente la  conservazione sostitutiva e garantisce l'equivalenza tra un documento, sia digitale che cartaceo, e le sue copie digitali.
Grazie a Solgenia FreeDoc Suite sarà quindi possibile risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione dei documenti. Grazie a Solgenia FreeDoc Suite i documenti saranno archiviati e garantiti  nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.