La conservazione e la gestione del patrimonio documentale rappresenta una problematica attuale per ogni organizzazione pubblica o privata, poiché strettamente legata al raggiungimento di obiettivi di efficienza operativa e riduzione dei costi.
L’archiviazione ottica dei documenti cartacei e la loro conservazione sostitutiva consentono alle aziende di ottenere notevoli benefici in termini sia di facilità di recupero e consultazione di informazioni utili ai processi di business, sia di riduzione dei costi legati allo spazio fisico di archiviazione sia alla gestione di risorse impiegate in attività a basso valore aggiunto quali l’archiviazione, il recupero e la duplicazione.
Solgenia Freedoc permette alle organizzazioni di beneficiare delle innovazioni che le nuove tecnologie e le nuove leggi permettono, ovvero creare un supporto ottico avente valore legale contenente le immagini dei documenti contabili e amministrativi.
Solgenia Freedoc supporta pienamente la dematerializzazione, gestendo tutte le fasi del processo di conservazione sostitutiva descritto dalla normativa CNIPA:

1. memorizzazione con scansione dei documenti cartacei e importazione di quelli elettronici;
2. archiviazione elettronica con salvataggio dei file su supporto magnetico (hard disk);
3. conservazione sostitutiva con archiviazione dei documenti su supporto ottico non riscrivibile (CD/DVD) e apposizione della Marca Temporale e della Firma Digitale da parte del Responsabile della Conservazione.

La validità anche sotto il profilo fiscale dell’archiviazione ottica dei documenti contabili obbligatori riconosciuta dal Decreto del Ministero Dell'Economia del 23 gennaio 2004, ha reso possibile anche l'emissione e la conservazione delle fatture nel solo formato digitale.
Freedoc mette a disposizione delle aziende procedure e strumenti informatici per la gestione completa dell'iter di fatturazione, consentendo loro di abbattere i costi e tempi dell’intero ciclo di fatturazione.
Se si considera che il costo medio stimato per la gestione di ogni singola fattura è di circa € 10 e che la gestione digitalizzata può consentire di risparmiare fino al 30%, i vantaggi della dematerializzazione per le aziende sono evidenti.

Freedoc permette di archiviare e gestire in modo strutturato ogni tipo di informazione: documenti cartacei, fax, file elettronici e spool di stampa.
I documenti digitalizzati entrano in un sistema di gestione documentale che ne facilita la ricerca, il recupero e la distribuzione, evitando perdite di tempo dovute a difficoltà di reperimento e alla duplicazioni e favorendo la condivisione da parte di molteplici processi di business.
Semplificando e velocizzando la raccolta, l’archiviazione e la consultazione delle informazioni, Freedoc assicura agli utenti la disponibilità immediata di informazioni aggiornate, contestuali ai processi che stanno seguendo, consentendo notevoli recuperi di produttività, il miglioramento dell’efficienza e la riduzione dei costi operativi.